Mailmanagement mit osTicket

Seit lan­gem nervt es mich, dass ich kei­ne kla­re Tren­nung zwi­schen der Bear­bei­tung von E-Mails und sons­ti­gen Auf­ga­ben  hin­be­kom­me. Mir schrei­ben vie­le Men­schen E-Mails: Mei­ne Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen bei Pro­ble­men mit unse­rer Schul­ser­ver­lö­sung, Men­schen, mit denen ich im Rah­men der Medi­en­be­ra­tung zu tun habe. Oft geht es dabei um Ter­min­ver­ein­ba­run­gen, tech­ni­sche Pro­ble­me, Erstel­lung von Aus­stat­tungs­vor­schlä­gen, also klas­si­sche The­men, die man dem „Sup­port­be­reich” zuord­nen kann. Da geht viel durch­ein­an­der, sodass ich das eine oder ande­re auch schon ein­mal ver­ges­se. Zum Glück gibt es ein Stück Tech­nik, wel­ches genau für die­se Anfor­de­rung erschaf­fen wur­de, denn Fir­men haben im Sup­port genau die glei­chen Her­aus­for­de­run­gen: Das Ticket­sys­tem. Ich set­ze dafür das kos­ten­lo­se Open­sour­ce-Sys­tem  osTi­cket ein (hier gibt es eine Demo — Log­in: demo / Pass­wort: anmel­den ).

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osTi­cket soll­te auf fast jedem Webs­pace pro­blem­los lau­fen, der fol­gen­de Bedin­gun­gen erfüllt:

  • MyS­QL-Unter­stüt­zung
  • PHP ab Ver­si­on 5.3
  • PHP IMAP — Modul
  • imap-fähi­ger E-Mail­ac­count mit der Berech­ti­gung, eige­ne Ord­ner anzu­le­gen

Was ändert sich?

osTi­cket macht eigent­lich tech­nisch genau das, was ein belie­bi­ges E-Mail­pro­gramm wie Out­look oder Thun­der­bird tut: Es holt die Mails eines Kon­tos per imap ab, schreibt die­se jedoch in eine Daten­bank. Jede neue Mail erhält eine Ticket-ID, die auto­ma­tisch mit in die Sub­ject-Zei­le geschrie­ben wird, wenn ich jeman­dem ant­wor­te. Ant­wor­tet mir mein Gegen­über auf die­se Mail, erkennt osTi­cket anhand der Ticket-ID, zu wel­chem Kom­mu­ni­ka­ti­ons­vor­gang die Ant­wort gehört und weist die­sen auto­ma­tisch zu. Ein Kom­mu­ni­ka­ti­ons­vor­gang heißt „Ticket”. Das ist erst­mal alles.

Hä? Und wo ist da jetzt der Unter­schied zu vor­her?

Bleibt ein Ticket zu lan­ge lie­gen (bei mir sind es drei Tage), schreibt osTi­cket Jam­mer­mails und prio­ri­siert das jewei­li­ge Ticket, indem es den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­zess in einer Lis­te nach oben schiebt. Erst wenn ich ant­wor­te, ist wie­der für drei Tage Ruhe — ich brau­che das.

Wenn ein Pro­zess abge­schlos­sen ist, kann ich das Ticket „schlie­ßen”. Natür­lich wird eine Sta­tis­tik erstellt (mein Dienst­herr mag Sta­tis­ti­ken als „Arbeits­nach­weis” und ich habe kei­nen Bock, die selbst zu erstel­len) und ich kann geschlos­se­ne Tickets ganz ein­fach fin­den, z.B. mit einer Suche nach einem Namen oder einer E-Mail­adres­se. Damit weiß ich, was ich wie oft mit wel­cher Per­son ver­hack­stückt habe.

Und sonst?

Ich kann vor­de­fi­nier­te Ant­wor­ten anle­gen — wenn eine Schu­le z.B. über unse­re Medi­en­zen­trum eine Home­page hos­ten und betreu­en las­sen möch­te, ähneln sich die Pro­zes­se doch sehr. Die Ant­wor­ten kli­cke ich ein­fach in die Mail hin­ein.

Auch für tele­fo­ni­sche oder münd­li­che Anfra­gen kann ich selbst Tickets eröff­nen. Da alle Pro­zes­se in osTi­cket mehr­be­nut­zer­fä­hig sind, wüss­ten z.B. auch Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen von mir, wo ich gera­de ste­he.

Wer es mag, kann osTi­cket auch mit Andro­id und Co. über eine App mana­gen. Das ist für mich und mei­nen Work­flow aber eher ein Nach­teil. Ich set­ze mich lie­ber gezielt 1–2x am Tag an einen Rech­ner und arbei­te den Kram dann kon­zen­triert ab.

Außer­halb mei­ner Arbeits­zeit gibt es eine höf­li­che, aber bestimm­te Mail, die den Emp­fang bestä­tigt, aber dann auf z.B. Mon­tag ver­trös­tet.

Und nicht zuletzt: Das Back­up einer MyS­QL-Daten­bank ist auch viel per­for­man­ter als das­je­ni­ge tau­sen­der Fit­zel­da­tei­en auf der Fest­plat­te.

Und der E-Mail­cli­ent zu Hau­se?

osTi­cket löscht nor­ma­ler­wei­se emp­fan­gen­de Mails auf dem Ser­ver, kann aber die­se auch in einen imap-Unter­ord­ner ver­schie­ben. Wenn sich eine wirk­lich pri­va­te Mail auf einen Dienstac­count ver­irrt, kann ich sie immer noch aus dem Archiv­ord­ner her­aus ganz nor­mal ohne Ticket-ID per­sön­lich mit der pri­va­ten Mail­adres­se beant­wor­ten.

 

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6 Kommentare

  • Dan­ke für den Tipp mit osTi­cket. Habe die Idee über­nom­men. Eine Sache habe ich aber nicht ein­stel­len kön­nen. Wie haben sie es geschafft, dass außer­halb der Arbeits­zei­ten eine auto­ma­ti­sche Ant­wort ver­schickt wird? In den Ticket Fil­tern habe ich kei­ne Mög­lich­keit gefun­den, die Zeit als Bedin­gung zu wäh­len.

  • Pingback: Mailmanagement mit osTicket – Das Schlichtlehrer-Portal

  • Hi Maik,

    machst du wirk­lich alle dienst­li­chen Mails der Medi­en­be­ra­tung über osTi­cket? Oder gibt es eine eige­ne „support@….de” Adres­se, die Du für Sup­port-Anfra­gen raus­ge­ge­ben hast?

    – Gruß, Felix

  • Alles dar­über. Sowohl Schu­le als auch Medi­en­be­ra­tung. Genutzt wird aber jeweils der „offi­zi­el­le” Mail­ser­ver über SSL, auf die Mails auch nach dem Abho­len in ein Archiv gescho­ben wer­den. osTi­cket ist bei mir eben­falls per SSL erreich­bar.

  • Frank Schorr

    ACHTUNG: osTi­cket 1.10 adap­tiert die Spra­che der E-Mail­ant­wort­tem­pla­tes nicht an die vom Ticke­ter­stel­ler gewähl­te Spra­che. Das ist ein gro­tesk absur­der Man­gel. Das Sys­tem gau­kelt zwar eine Mehr­spra­chen­funk­tio­na­li­tät vor, und bie­tet sogar das Anle­gen mehr­spra­chi­ger E-Mail­tem­pla­tes an, schei­tert aber bereits an der Wahl der Spra­che und Kun­den erhal­ten E-Mails stets auf Basis des Default-Tem­pla­tes. Wer also Sup­port in meh­re­ren Spra­chen abwi­ckelt, genau prü­fen! Der Ent­wick­ler schlägt vor, sich den Source­code nach Wunsch anzu­pas­sen.

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